酒店财务管理制度及岗位职责

 

为加强财务管理，适应激烈市场竞争要求，提高企业效益，实现企业上新台阶，根据有关会计法规和本公司实际，特制定如下制度：

 

一、总原则

 

1.司各员工必须尊纪守法从公司整体利益出发，相互协作。

 

2.司各生产经营部门必须相互衔接，各负其责。

 

3.须做到钱帐分管，帐物分管，手续齐全。

 

4.手每项业务必须签字，“签字”就是牵制。

 

二、材料采购制度

 

1.材料库存既保证生产需要，又无积压，采购费用小。

 

2.每次采购必先由仓库向采购部门申请。

 

3.采购部门根据申请打订单(三份)，送财务部审核、经理审批方可向客户联系采购。

 

4.采购部门必须保证材料及时、保质、保量、价优到位并能取得增值税票。

 

5.材料进入公司以后，仓库必及时清点数量，质量管理部门验收质量合格后，仓库填制入库单有关人员签字送财务部门，仓管人员及时登记入帐。

 

6.供应商必须提供请款单、发票、我司订单，经财务部门审核、经理审批，才可付款。

 

三、销售业务制度

 

1.销售业务人员必须详细登记客户资料。

 

2.销售业务人员必须同客户确定好售价、付款方式、送货方式以有关事项。

 

3.客户需增值税发票必须签订正式合同，并留财务部门存档。

 

4.业务人员必须根据客户订单确定生产，如样品需有客户签字办单或订单。

 

5.业务人员给客户价格优惠必须经经理审批，并留财务部门存档。

 

6.业务人员必须负责客户全套服务，包括客户对产品的要求，送还货期，货款追回。

 

7.产品生产完成后立即打送货单。

 

8.发货时必须由发货人在送货单上签字，并由各户签字。

 

四、费用报销制度

 

依99年费用报销的暂行规定

 

五、现金管理制度

 

1.现金管理必须遵循钱帐分管，钱票分管原则，会计管帐票，出纳管钱。

 

2.每项现金收入必须由会计开据票据，出纳收现，并在票上签字盖上“现金收讫”戳记。

 

3.现金收款票据必须设置多联，客户、会计、出纳、经办人分别一联，以便核对。

 

4.出纳必须确保现金的安全，防止遗失、偷窃。

 

5.出纳必须根据经办人签字、会计审核、经理审批的凭据付款。

 

6.出纳必须即时登记现金日记帐，核对收入、支出、余额并与实际库存现金相符，做到日清日结束。

 

7.出纳不得擅自借款给员工，借款必须有总经理批准签字，并不得超过规定限额。

 

8.月底会计同出纳核对现金余额和银行存款余款，做到帐帐相符、帐实相符。

 

六、成本控制制度

 

1.各生产员工必须有很强的成本意识，不断提高自己的生产技术水平，节约材料，提高速度，保证产品质量。

 

2.会计要同其他部门制定每年每种产品的成本计划，材料耗用定额，费用标准。

 

3.材料入库保管人员立即同生产人员组织验收，清点数量，检查质量，如有数量和质量问题，及时通知采购部门和供应商。

 

4.材料入库及时由保管人员填制验收单，验收单上必须有检查质量人员和保管人员同时签名，一份三联，及时送财务、采购部门，以便核对。

 

5.车间生产需材料必须填制领料单，并有生产和仓库部门同时签名，并报财务部门。

 

6.领料单一份三联，财务部、生产部、仓库各一联。

 

7.仓库保管人员必须立即登记材料数量式帐户，月底抽查材料实物与帐存是否相符。

 

8.财务部门必须建立材料数量金额式二级帐控制，修理配件零星物料建立金额式二级帐控制，修理配件零星物料仓库可以以表代帐，月底必须同仓库帐核对相符。

 

9.生产员工按定额用料，超过定额必须查明原因，属于主观因素，责任人必须承担责任;属客观素调整定额。

 

10.生产员工必须完成规定工作量才算加班，计加班工资，未完成规定工作量加班，不计加班工资。

 

11.员工必须有产品质量意识，由于主观因素，使产品质量未能达客户要求，造成损失，由员工承担责任。

 

12.生产设备操作人员和维修人员必须按规程操作保养，并以记录。

 

以上制度在实践中逐步完善本着既要保障供给又要节约开支、做到报销费用有章可循的原则，制定本规定。

 

一、差旅费：

 

1.外出办事人员报销差旅费时，在报销单据上应附有“出差批准务”，否则不予报销。

 

2.报销差旅费时，出差人员应认真填写报销单，写明出差路线，注明各路段开支的费用，便于领导和财会人员审核。报销单填写不合乎要求者，财会人员应要求重新填写，否则可以拒收报销费。

 

3.出差路线需要合理，绕道交通费不予报销。必须绕道的，要经过公司负责人同意后，方能报销。

 

4.出差人员需乘坐公共汽车的，以中巴交通费为标准。如确需乘坐“的士”的，需经领导批准后，方能报销。无公司共汽车的路段落，可以报销摩托车费。

 

5.出差人员不能及时回厂就餐的，可凭发票，每人每餐报销不可超过15元的误餐补助。出差职工一般不得报销招待费。

 

6.报销罚款时，要分清责任，报销公司应该负责全部或一部分的罚款。

 

7.报销时间。出差人员在出差回厂后的第二天，向财务部门报销有关费用先故推迟时间的，财务部门可以不受理。

 

8.报销手续。出差人员填写报销单后，交会计审核，经指定的批准人签名或盖章后，将报销单据交给出纳员付款。

 

二、办公费

 

1.办公用品由公司统一购买，职工根据生产、办公需要，向保管人员领用。保管人员实行办公用品领用登记簿，进行登记。

 

2.公司员工一般不得报销办公费用。

 

3.保管人员为保证工作需要，应及时购买办公用品。购买前，预先编制购物申请清单，经批准后购买。办公用品购回以后，由出纳人员监督验收入库，由保管员、出纳员在送货单上签名，便以与销货方结算货款是核对。

 

4.月结支付费用时，要取得税务部门的正式发票。

 

三、材料及维修费用

 

1.仓库保管员必须健全物资进出库手续。生产维修需要的材料、物资凭领料单出库，购进的材料、物资，使用物资验收单验收入库。

 

2.购进的不需要入库的维修物资，也要通过验收，在入库单上注明“未入库使用”。

 

3.所购物资，如果是月结付款的，应在送货单上附上验收入库单，以便结帐核对。

 

4.分次报销费用的，应将购货发票连同入库单一并报刊财会部门报帐，无验收入库单的不予报销。

 

5.维修部人员，在购买维修物资前，应编制购物申请单，经审核批准后方可购买。

 

6.需要外修的机器及另部件，经批准后送外维修，修理完回收交付使用时，需经使用部门负责人验收。报销费用时，附上验收单，方能报销。

 

7.因支付的材料，物资及维修费用数额较大，应取得合法凭证。

 

四、伙食费：

 

1.因现有的生活水平上，每人每天控制在4.5元以内的结算报销伙食费。

 

2.食堂物资采购由厨房职工负责，由公司指定人员监督验收，并在发票上共同签名，据以报销。

 

3.在保证不降低现有的生活水平上，每季度(或半年)根据市场物价下降水平，作适当调整。

 

4.逐步改善和提高职工期的生活水平。在公司经济效益不断提高的前提下，对职工的伙食费也将逐步有所增加。

 

5.以上暂行规定，应在今后的实施过程中，不断补充、完善。

 

补充 ：

 

一、为了减损失、浪费，提高经济效益，制定期本制度。

 

二、任何一项经济业务，必须有两人以上参与，不应有脱离监督的经济行为。

 

三、会计管帐、管票，不管钱、不管物;出纳管钱，不管帐(除现金、银行存款日记帐外)不管物，不管已做帐的记帐凭证。

 

四、仓库保管人员管好财产、物资，包括生产材料、维修用品零配件、五金材料等。

 

五、办公用品指定专人购买，专人保管并发出登记。

 

六、发出收款业务时，由会计开具发票，由出纳收款。付款时由会计审核发票后，经总经理批准后付款。多种收付款单据发票，必须经总经理签名后，才能进帐。

 

七、固定资产和大宗的材料物资的采购要有批准的预算。购回后要通过仓库保管员验收入库，根据领料单出库。报帐时要同时附上批准的预算单、发票、入库验收单方能付款。仓库保管员对进出物资要及时记帐、对帐，如有不符，应查明原因，及时处理。

 

八、会计、出纳每月月终应对现金和银行存款对一次帐，并盘点库存现金。

 

九、仓库物资年终必须盘点一次，据予调整帐务和年终成本核算。年中根据需要可以不定期盘点。

 

根据《会计法》27条和《会计基础工作规范化》规定，结合本公司制定本制度。

 

一、会计稽核制定工作指定专人完成，直接由老板和总经理负责。

 

二、按月对原凭证和记帐凭证审核一次，对会计帐簿、会计报表复核一次。

 

三、按月盘点现金一次，并由出纳的现金、银行存款日记与会计现金、银行存款总帐进行核对，如有不符应查明原因及时处理。

 

四、对库存原材料，每年年底盘存一次，据以调整帐务(成本与库存)。

 

五、稽核人员对记帐凭证、会计帐簿、会计报表、纳税申报表和会计核算的其它资料以及出纳的现金、银行存款日记帐等有关财务资料，除按月进行稽核外，还可根据需要对上列资料进抽查、会计、出纳人员应予支持和配合。

 

六、稽核人员因工作需，可向本厂员工开展稽核调查或询问，有关人员应予以支持和配合，不得借故推诿、阻挠。

 

七、原始凭证和记帐凭证审核内容和方法：

 

1.查原始凭证的合法性、合理性。大宗物品必须取得税务发票，对方如是一般纳税人，应取得专用发票，是小规模纳税人应取得普通发票或税务部门代开的专用发票(6%)。发票上的物品经本公司需要的东西，有无批准的购量预算。

 

2.查原始凭证的真实性。发票上的物品是否销售商所经营的产品，购进价与预算、现实是否相当，货物是否验收入库等。

 

3.核原始凭证的完整性，有无购货单位名称、购货时间、品名、规格、大小写、复写、公私章;是否发票联，有无涂改(金额涂改要退回重开)涂改处有盖公章，审批人是否签名等。

 

4.核记帐凭证的正确性。时间、编号是否正确，使用的科目、方向、金额是否正确，大小写是否相符，摘要记载是否清楚等。

 

八、复核会计帐簿和会计报表是否正确无误：

 

1.帐与明细帐是否相符，摘要栏是否记载得简要明了。

 

2.对资产负债表数字与总帐数字是否一致，核对损益表中的数字是否与总帐和有关明细帐相符，有无更改报表数字，有无对不同对象使用不同的数字报出。

 

3.对报表之间的数字是否衔接，前后期之间是否衔接。

 

九、稽核人员应兢业、执法，发现问题应及时处理，并为老板、总经理汇报，取得支持。

 

现金管理和监督

 

一、为加强对现金的管理和监督，保证现金安全和出纳人员做到有章可循，制定本制度。

 

二、为保证公司生产、工作的正常进行，必须保持适量的库存现金。

 

三、现金的使用，要能保证下面的项目能及时支付：

 

1.产品销售的运输费、报关费、转厂费、广告费。

 

2.本公司员工工资、奖金、津贴、福利费、医药费和其他劳务报酬。

 

3.员工差旅费、学习费、客户的业务招待费。

 

4.驾车人员的车油费、过路费、过桥费、行车费。

 

5.员工工伤事故、生活困难和突发事件和临时借款。

 

6.设备的小型维修的人工费，所需的零配件及其他五金材料费。

 

7.公司负责人安排的其他小额开支。

 

四、除保证上项两天的开支外，多余的现金必须及时存入银行。

 

五、公司现金必须存放在财务室的保险柜内。工资发放的现金袋应争取当天发放完毕，避免在保险柜外放。

 

六、不准以收抵支，收支必须分开。

 

七、不准代其他单位收、付现金。

 

八、不准将公司存帐户借给他人使用。

 

九、不准以白条或不符合帐务制度的凭证顶替库存现金。

 

十、不准私设小钱柜。不得将长款存放一边，脱离帐务监督。

 

十一、出纳人员要认真、逐笔、顺序登记好现金日记帐和银行存款日记帐，做到日清月结，每天业终了，应核对帐、款是否相符，月终应与会计核对帐帐、帐实是否相符，如有问题应及时查明原因调帐。

 

十二、财务人员应定期或不定期对出纳人员的库存现金进行清查、盘点，如有长短款，应查明原因及时处理。

 

公司财物核算制度

 

为了加强公司财产的管理，确保公司财产的安全，使会计核算真实，根据会计有关法规的规定，特制定如下制度：

 

一、公司必须每年对材料、抵值易耗品、包装物、固定资产进行全面清查一次。

 

二、仓库保管人员必须做好盘点前的准备工作，登记好材料、低值易耗品、包装物帐簿并结好余额，以便核对，整理好财产物资，分门别类。

 

三、由办公室人员牵头，财务人员、物料保管人员参加，对财产物资逐笔登记，并与帐面进行核对。如发现财产盈亏，应及时向公司领导及董事会报告，经批准后进行相应帐务处理。

 

四、对盘亏的材料、包装物、低值易耗品造成的盘亏，根据不同的原因进行处理，属人为管理因素，由责任人赔偿，属自然损耗的，完善报批手续。

 

五、固定资产必须由办公室指定专人管理，负责固定资产的购置、使用、闲置、报废的管理，登记工作。

 

六、由办公室牵头，会计、使用部门参加，每年全面清点一次，并对报废、未使用的进行处理。在清查中将报废、损坏的固定资产填写“固定资产报废表”，并注明原因，办理有关报批手续，经公司董事会批准后进行帐务处理。

 

为了加强有力会计核算工作，完善财务管理制度，确保票据妥善保管，特制定本制度：

 

一、支票由出纳员专人保管。领用支票进领用人需填写领用支票审批单，由总经理审批并由财务总监认证后向出纳员领用，领用人负责收回相关单据并及时到财务部办理有关报销手续。

 

二、原则上不准签发空白抬头或金额的支票，如确实需要，应由总经理、财务总监同意，并在支票上填上最高限额，由领用人员负责收回相关的报销凭证，由财务人员核对是否准确。

 

三、建立支票领用备查簿，依序登记领用人，领用支票日期及注销日期等。

 

四、对已作废支票，与支票存根放在一起，并加盖“作废”印章后妥善保管。

 

五、发票由主管会计专人保管和负责核对，建立发票领用登记簿，定期对空白发票及领用的发票进行检查。

 

六、仓库验收单、领用单每月必须定期核对后，交会计部门入帐，并装订保管。

 

七、出纳的支出单据，由出纳登记现金日记帐、银行存款日记帐后，经会计核对后，交会计入帐。

 

档案管理

 

一、为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》，结合本公司实际及内部管理需要，制定本办法。

 

二、会计档案指会计凭证、会计帐簿和会计报表、会计资料备份软盘等会计核算专业材料。

 

三、公司每年形成的会计档案。应由财务部按归档的要求，负责整理、立卷或装订成册，当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务保管，任何人不得自行封包工保存。

 

四、财务部指专人以会计档案进行妥善保管，存放有序，查找方便，同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

 

五、保存的会计档案，应为本单位的财会人员提供利用，非财会人员不得借阅和查看。向外单位提供利用时，须经本单位主管领导及财务总监签字批准，会计档案原则上不得借出。

 

六、撤消、合并时，会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。

 

七、各种会计档案的保管基础，根据其特点，分阶段永久，定期二类。

 

八、会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见。严格审查鉴定，编造会计档案销毁清册，并报公司董事会审查，经批准后销毁。

 

九、本办法自公布之日起执行。

 

附会计档案保管期限表：

 

一、会计凭证类

 

1原始凭证、记帐凭证、汇总凭证 15年

 

2 银行余额调节表 15年

 

二、会计帐簿类

 

3 日记帐 15年

 

其中：现金和银行日记帐

 

4明细帐 25年

 

5 总帐 15年

 

包括日记总帐

 

6 辅助帐簿 15年

 

7 固定资产卡片 15年

 

固定资产报废清理后保存5年

 

三、会计报表类 5年

 

8 主要财务指标快报 3年

 

包括方字分析

 

9 月、季度会计报表 5年

 

包括方字分析

 

10 年度会计报表(决算) 永久

 

包括方字分析

 

四、其他类

 

11 会计移交清册 15年

 

12 会计档案保管清册 25年

 

13 会计档案销毁清册 25年