厨房的笔记本管理法

应用两年效果显著 硬件投入仅需一元

王伟，曾获沈阳第三届美食节金奖，现任沈阳假日大厦城市酒楼厨务主管，擅长成本控制。
我要说的“笔记本”可不是“电脑笔记本”，而是仅卖1元钱1本的普通笔记本。它很便宜，很普通，可我们城市酒楼恰恰是因为巧妙地运用了这小小的笔记本，解决了阻碍企业发展的大难题，使酒店工作井井有条。

妙用一：
上下交流全靠它
　　“上情下达，下情上达”是管理顺畅的基本保障。我们城市酒楼每位主管的笔记本有着一样的功用：在自己的管辖范围内每天发现了哪些问题？是怎么解决的？在解决问题的过程中是如何与相关人员或相关部门沟通的？长期无法妥善解决的问题是如何跟进的？对酒楼的一切合理化建议……总之事无巨细都要如实地记录在笔记本上，这样相互之间起到了很好的监控作用。
　　拿我们厨房出品部来说，共有十个菜系，每个菜系设一位主管，各位主管每天轮流担任行政总厨。另外设有一名行政副总厨和一名厨务主管，负责协助每天的值班行政总厨完成工作。每位主管每天下班前要把工作笔记交到值班行政总厨的手里，由他和行政副总厨及厨务主管共同商议审阅，批示解决方案，如果无法明确解决，要在第二天早晨的高层领导会议上向总经理汇报，迅速敲定解决方案，然后由值班行政总厨把解决方案填在相关笔记本的批示栏中，并返回给发现问题的主管，再由他传达给下属。值班行政总厨、厨务主管的笔记则直接交到总经理手里审阅。为了避免各部门负责人出于种种原因而限制下属讲实话，每周五各部门主管必须单独（可采用夹页的形式）把笔记本交到总经理办公室，由总经理集中审阅，相互对照、检验各部门负责人的批示是否妥当，各主管的责任心是否强，这样就使“上情下达，下情上达”落到了实处，对部门负责人也起到监督的作用。
　　关于“上情下达，下情上达”的妙用，我以自己（厨务主管）的工作笔记举例说明：
　　案例一：图1：我们城市酒楼的点菜区开业以来一直采用平台式实物展档，使客人消费更放心。但这种展档方式由于每天都要更换摆档原料（否则有异味或影响菜品卖相），造成了很大浪费。于是，一名主管将这种情况写在了笔记本上，当天笔记本上交后，立即引起领导重视。经过各部门主管商议决定利用菜品照片代替实物展档。
　　图2:我和同事到采用照片展档的酒楼去考察，把结果记录在笔记本上（黄色笔涂写处）汇报给总经理并立即得到批示（黑色字迹处）。
　　图3:按总经理指示，经过各部门共同努力，照片展档就开始使用了，而且这种方式得到了大部分食客的认同。
　　案例二：图4:今年3月份我们厨房的排烟系统出现故障，常引起预警系统自动切断煤气阀影响正常出品，问题反映给我以后，我将此事写在笔记本上（黄色笔涂写处），很快得到总经理批示（黑色字迹处），工程部当即把问题解决。
　　由此可见，笔记本管理模式的实质，就是每个小团队每天发生、发现的各种问题的及时记录、传递、解决、总结，它使酒店管理不留死角，使各种问题及时解决，使各个环节相互监督，使管理者对经营状况一目了然。
妙用二：捅了娄子，别想瞒得住。
我们厨房实行的是行政总厨轮流制，在协调好彼此之间特殊的工作关系、跟进各种问题的解决结果及使轮流制顺畅执行方面，笔记本作用至关重要。总经理赋予值班行政总厨的权力在厨房是至高无上的，可以为当天的一切事情作主，前提是必须把前因后果详细地记录在笔记本上，未能解决完的问题也要写在笔记本上由第二天的值班行政总厨跟进。值班行政总厨笔记由总经理亲自审阅、批示并实行末位淘汰制，责任心不强的主管将被取消轮值资格。
　　我们厨房有10个轮值行政总厨，在不值班的时候都在一线工作，难免会有失误，执行只靠自觉是不行的，还需要强有力的约束，而约束我们的就是众多的值班笔记本。例如：厨房菜肴出品送到传菜部后由出品质量监督主管按标准菜谱鉴定后才能传出厨房，如果发现菜品不合格就要追究责任人给予处罚。当某款菜品被客人投诉并退菜时，立即由营销部主管级以上管理人员与客人协商妥善解决，使客人满意。事后把客人投诉原因写在“宾客反馈意见笔记本”上（图5）。然后召集行政副总厨、厨务主管、出品质量监督主管共同验菜，分析原因，视情况处罚相关当事人，而且事后出品质量监督笔记（图6）、行政总厨值班笔记（图7）、厨务主管值班笔记及餐饮部主管笔记、点菜师菜品反馈笔记都会记载这件事情，虽然写的方法和角度不同，但相同的是：XX菜品被投诉了。在这种情况下谁还有能力掩盖真相？即便是值班行政总厨也只能承担责任。