会议接待流程及准备工作

会议前期工作

1、根据客户的要求，初选会议接待单位，考察路线、并作出初步计划和建议书， 安排好客户考察，踩线的接待工作，协调有关关系。

2、协助客户最终确定接待单位和考察路线，务求高质量、低价位.

3、代表客户与各有关接待单位洽谈，签订有关合同协议。

4、制订完善的接待计划，交客户审定。

5、做好会务组抵达前的社会配套服务、市场调查及各项准备工作.

接送站、司机服务

1、人 员：根据会务要求，本公司由商务会议中心总经理率领专业会务工作人员分别负

责火车站、机场接送站工作。

2、车 辆：由计划有偿提供4——45座各类汽车接送站

3、接待标准：（1）提前举牌候客。（2）接待人员规范服务。（3）重要客户、领导由公司董事长或总经理进站台或机场鲜花接送，必要时请省、市高层领导和媒体出面迎送并警车开道。（4）24小时服务。

 

报到、返程服务

1、本公司选派一名优秀工作人员随会务组协助报道工作

2、提前做好返程票源的准备工作，并准备酒店功能表，山东地区的火车、飞机时 刻价目表，返程票预订建议书。

3、所有客房提前摆放鲜花、水果、会务组的祝福卡。

4、24小时解答客户咨询，完成会务组随时交给的其它任务 。

备注：机票：可根据客户要求代办，免收手续费。

        火车票：无论多少人都能100%保证（包括节假日期间）。手续费：收5元/张（异地手续费按采购成本计算）来乘火车票确实有困难时，山东省中旅客协助解决。

文秘、宣传服务

1、可提供一台电脑，一套打印设备供会务组使用。

2、可选派一名8000字/h以上水平的打字员，一名熟悉济南情况的秘书，随会服务。

3、提前做好文印、宣传、广告、医疗卫生、菜单表、作息时间表、会议日程、议程、旅游安排表，领导坐席表等会议文件及会场内外布置等后勤服务工作.

 

财务服务

1、公司选派一名财务人员具体协助会务财务工作。

2、协助会务组及时清理，互签用房、用餐、用会议室等酒店消费情况，精打细算，节约开支，提供酒店不提供的其它所有财务服务。

酒店服务

1、提前20天与酒店洽谈签订会议接待协议，明确、详细、严格规范责任和义务。

2、公司商务会议中心总经理全程跟会，具体协调酒店房、餐、会议、娱乐、财务、交通、后勤、动力保卫、医疗等方面的工作。

3、提前做好会议报到，控房，临时用餐、用车、车辆摆放，酒店安全保卫等方面的工作。

4、提前准备房间、会议室的鲜花、水果，酒店的横幅、彩虹门、汽球、会标、指示牌等工作。

5、每日及时与酒店方面互相签任房态、用餐及其它消费情况，协助客房与酒店结帐，为客房提供其它财务服务。

6、完成客户会务组交给的其它工作。

 

保安服务

1、酒店内部保安安酒店要求，加强警卫，确保会议期间汽车进出通畅，人身财产绝对安全。

2、旅游期间根据需要可安排警车开道，重点领导可安排便衣警察全程贴身护卫。

3、接送站及推荐的社会娱乐场所，提前做好安全警卫工作。

4、公司选派一名从事过军警工作的同志负责保卫协调工作。

 

总结、结算服务

1、协助会务组与酒店、车队等相关单位结算，搞好客户与本公司结算。

2、按会务组要求做好财务清理、清退工作，视情况对友好协助单位示谢。

3、 征求客户意见，认真圆满地欢送最后一名客人。

4、完成会务组交给的其它扫尾工作。

5、其它未尽事宜，由组织房和接待方友好协商。