酒店会议洽谈接待操作程序

　　一、确认酒店接待能力
　　1、互换名片，斟茶寒暄，了解乙方单位情况。
　　2、首先了解乙方会议举办日期，查看预约会期酒店有无其他会议/宴会举办，以免撞车。尤其是如乙方需要住房，须致电总台了解房态，能否保障乙方会议需要。
　　3、了解乙方会议规模，确认酒店有无接待条件和接待能力。
　　4、确认酒店有充足的接待条件后，进入实质洽谈阶段。
　　5、邀请乙方参观会议室/客房状况/用餐地点，以增加乙方对酒店的感性认知。参观期间随机向乙方介绍以往酒店接待过的一些大型会议情况。
　

　二、洽谈
　　1、准备会议协议空白文本、洽谈记录本和相关资料。
　　2、详细倾听、记录如下事项
　　﹡乙方会议规模、人数
　　﹡会议举办日期、会议主题
　　﹡是否需要住房（房型、间/天数、抵离店时间）、是否用餐（桌数/餐标/酒水/香烟）、
　　﹡会议设施设备（电脑投影仪/白板/麦克风/音响灯光）、会议台型要求、是否需要代办礼品采购等内容
　　﹡会议接待规格
　　﹡会场布置要求（鲜花/绿色植物/乙方宣传招贴等）
　　﹡房内小吃/长话是否关闭撤除。
　　﹡有无重要人物下榻酒店
　　﹡有无少数民族人事，以确认客人饮食、风俗禁忌
　　﹡确认来宾车辆规模
　　﹡确认贵宾名录，是否需要制作席卡以及签到台.
　　3、向乙方复述、确认一遍会议洽谈主要事项。
　

　三、报价技巧与结帐方式
　　1、报价请参考酒店会议接待价格政策
　　2、洽谈、倾听期间不要轻易表态、承诺，诱导客人把真实意图表达出来，更不要轻易亮出价格底牌。
　　3、争取提高餐标水平，不要一下就将底价报出，如系综合会议（会议/用餐/住房/礼品），可以以会议室优惠来提高其他项目的消费水平。
　　4、防止乙方对你进行价格讹诈，宣称其他酒店如何如何优惠、如果不给某个价格就另选酒店等，销售经理要摸清乙方的真实意图，介绍酒店的产品优势以及曾接待过的大型、高规格的会议，坚持不要轻易让步。
　　5、向乙方介绍酒店能够优惠的项目，如会议主题条幅/引导牌/迎宾/欢迎牌/会场服务/纸笔。
　　6、确认协议有效签单人，原则上不超过两人。
　　7、确认结帐方式（现金/转帐/提前打款），外地客人不得签单转帐。
　

　三、签约
　　1、客人接受报价后，一般会出现三种情况，一是回单位向领导汇报；二是宣称考虑一下，暂时不签约；三是当场签约。出现这三种情况，可按下列方式处理
　　第一种情况：一般这种情况意味着客人不具有拍板权，但基本认可酒店产品和报价，签约的可能性较大。销售经理应及时与客人约定下次见面会谈的时间，二次会面之前应主动与客人电话联系，以提醒客人不要忘记约定，探听口风，争取上门签约。
　　第二种情况：这种情况一般意味着客人仅是了解一下价格，或报价超出自己的预算（计），或对某项产品不满意而犹豫不决。销售经理应及时探询客人可以承受的价格底线，用实例举证法向客人介绍酒店会议接待水平和能力，帮助客人设计最佳方案。如乙方现场不能作出答复，则销售经理必须与客人预定再见面的时间，然后及时与总监汇报情况，寻求最佳解决方案。第二天带着新的建议与客人通电话。
　　第三种情况：这种情况意味着客人是有备而来，或者是对酒店产品较为熟悉且实力较为雄厚的单位。
　　2、销售员草拟一份”会议协议书”交客人确认，得到确认后正式签定协议书，双方签约人签字并加盖公章，协议一式两份，甲乙双方各持一份。
　　3、签约后应感谢客人对酒店的关照，并向客人赠送酒店宣传资料或小礼品。
　

　三、会议接待准备
　　1、根据协议内容和要求，拟订内部通启报送总经办和各相关部门，通启中要明确落实执行部门的责任以及注意事项。
　　2、通知广告公司制作会议主题条幅/引导牌/欢迎牌
　　3、会议正式举行的前一天，根据客人要求摆放会议台型,签到台摆放到位.
　　4、开列、打印会议套餐菜单，传真或亲自送客人审阅，客人确认后在菜单上签字认可。
　　5、协助乙方布置会场，但如须在墙面张贴宣传画或悬挂物品必须获得甲方同意，任何损害物品和设施设备的行为都必须及时制止，并予以索赔。
　　6、调试话筒/灯光
　　7、摆放绿色植物和鲜花
　　8、会议前一天按通启内容，会议经办人再次检查会议准备情况，发现问题及时解决。
　　、9十间以上会议用房须填写“团队分房表”三份，部门一份、房务一份、乙方一份。
　　

四、会议接待中
　　1、会议接待中,会议经办人要随时掌握会议进程,提前检查落实下一步会议日程,与乙方会议经办人紧密联系.
　　2、每个会议议程结束后,应及时提醒\督促乙方有效签单人确认消费帐单,并签字认可.
　　3、餐饮消费帐单通知收银台及时送达总台入帐.
　　4、会议期间.随时协调各部门解决客人的临时需求,如黾蹙筒妥朗�,增减住房数量,代办物品的分发等事项,及时通知相关部门.
　　5、较大规模的会议拿房一般有三种方式:
　　第一种:由甲方提供所给定的楼层和房号表,乙方根据房号表自行安排会议来宾下榻某房间.在来宾抵店前,甲方将登记好的房卡及用餐卡一并交给乙方分房,分房时要注意尽量将房间安排在同一楼层或相邻楼层.对于用房量大的会议,还需兼顾到长住客和长包房客人的因素,不可临时占用客人的房间.
　　第二种情况:甲方直接将会议用房的房号报给乙方,由乙方来宾直接登记住宿.这种情况一般为中/小型会议所采取的拿房方式.
 

　　七、会议结帐方式
　　1、会议开始前由乙方根据会议消费额提前打帐至甲方账户，会议结束后进行划账结算。
　　2、参会来宾自行登记付费住宿,总台根据协议按正常的要求办理手续,酒店向客人开具发票。
　　3、参会来宾向乙方缴纳一定的会务费，住宿、用餐等均由乙方统筹安排，会议结束后，由乙方与甲方进行帐务结算。
　　4、一般情况下，会议均以转账的形式结算。
　　

五、会议结束后
　　1、会同财务部和相关部门迅速理清帐单。
　　2、收集客户对酒店的意见和建议，并填写相应表格。
　　3、制作专项会议档案存档备查。
　　4、如有可能，向客户赠送酒店礼品以表达谢意。