酒店会议服务安全操作

酒店会议服务安全操作

▲掌握了解会议情况
1.掌握主办会议单位的名称、参加的人数领导人的姓名。
2.了解所用会场的类型。
3.掌握举行会议时间、场次。
4掌握会场布置的具体要求,
5.了解主持会议的负责人和领导的生活习俗。
▲会前准备
1.制作悬挂会标,会徽,欢迎幅或标语
2.按要求的会场形式布设桌椅,沙发、摆放设计精美的花坛,花卉。
3.摆放茶杯、茶碟、茶叶、按主办单位要求摆放饮料,干果,水果等。
4.摆放便筏、铅笔(圆珠笔)
5.检查音响、试听设备、灯光。
6.搞好通风换气,保持室内空气新鲜。
7.检查消防器材的位置及完好程度。
8.检查安全通道,保持舒畅。
9.清整会场卫生,保持清洁。
10.按会议人数备足开水。
▲入场迎接服务
1.在开会前20分钟应将会议室打开,安排二名服务员站在门口迎接代表。
2.代表到达问好,并为其接拿或挂好衣帽。
3引代表到预定的坐位上,动作要稳,保证安全。
4.代表坐定后,送上小毛巾。
5.由里外为代表沏茶。
6.人场完毕后,管好门保持环境安静。
▲对主席台上的代表服务
1.凡在主席台上就坐的代表,都要为其接挂衣帽,随其到坐位上,为其拉椅让坐。
2.代表坐定后,即送上小毛巾,随即为其沏茶。
3.主讲人在开始讲话时即为其沏茶。随时为其沏茶。
4.在一般情况下,第一次续茶在会议开始后20分钟左右进行,第二次起一般在30分钟左右进行。
5.主讲人每换一位,应更换茶杯(禁止接用茶杯)
6.随时注意观察在席台就坐的代表的动向,随时为其服务和解决问题。
▲开会过程中的服务标准
1.坚守岗位、维护会场安静环境,无关人员不得入内。
2.随时为会场出入人员开门。
3.音响、灯光等要有专人值班,不得擅离岗位,保证会议顺利进行。
4.又是找人时,服务员要通过会议工作人员联系,不能直接找或高声呼叫。
5.与会务有关的电话,应与会议工作人员联系接听,不得随意处理,防止误事。
6.适时续水。
7.会间可视情况送小毛巾。
8.适应补送热水瓶的开水。
9.会间如休息应先清理废弃物。
10.随时观察会议室温度及音响效果,并及时调整。
▲会议结束时的服务
1.会议结束时迅速打开会议的门,站在门口、欢迎代表,并为代表取衣帽并帮助穿戴。
2.填写使用会场结算单,请主办单位负责人签字或带至服务台结帐。
3.征询会议工作人员意见,问清下次使用会场的时间和要求。
4.检查有无遗留文件物品,如有及时送还,无法送还的交会务组或保安部。
5.检查有无损失丢失物品,如有应填报赔偿单,请会务工作人员签字结算。
▲整理清洁会场
1先将暖水瓶集中于开水间。
2.收茶茶杯盘,送消毒间清洗消毒。
3.收文具、杂物。
4.检查各种设备设施有无故障,如有立即填报维修单,及时修复,不能影响下次会议使用。
5.对安全设施进行仔细检查,发现问题,立即报告。
6.环视会场整体状态,不符合标准,不协调的地方要重新补做整理,以下次会议能上常使用为准。
7.关闭空调、窗户、灯、门。
▲记录填表
1.记录使用单位名称及人数。
2.记清使用会场的形状及特需要求。
3.填报本次会议实际消耗的所有物品。
4.填报结算单,记清应当由会议单位支付的各项费用。
5.记清本次会议所发生处理过的事项。
6.记清与会人员的意见要求,并报告服务台和主管领导。                                                

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