预订部文员每天工作流程

预订部文员日工作流程

早班
 提前十五分钟到岗, 班前检查个人仪容、仪表、保持良好的精神状态；
 开启预订部办公室各种设备，检查设备是否属于正常工作状态，并检查预订部办公室内环境卫生是否符合标准；
 在交班簿上签到，认真阅读LOG-BOOK记录事宜并及时跟进；
 查阅当天及近期的客房预订情况，房间紧张期间，不得擅自订房，同时打印一份ROOM FORECAST 给部门主管；
 更新白板内容，包括当天预订抵达情况，当天VIP在住客情况及长住房资料；
 对昨日未到达的订房进行调查并将调查结果报告；
 了解当天散客及旅行社团队预订情况；
 熟悉当天到店VIP的身份、房间号码及抵店时间；
 了解酒店当天预计开房数，退房数，预计开房率及空房数情况；
 整理前一天的预订单，按日期排列归档；
完成当班的预订工作，做到每个散客预订在两分钟内完成及团体预订在五分钟内完成，并将订单按客人抵店日期归档；
 查阅酒店最新发文，并在发文上签名；
当值期间应对预订部一切办公设备，正常工作状态，保持关注，对出现的故障及时处理并记录存档；
 遇到特殊情况和客人投诉超越自己的权限时，应立即向预订主管或AM汇报；
 当班结束时，未能及时完成的工作要写好交班内容，清晰交由下一班跟进完成。

中班
要提前十五分钟到岗, 班前检查个人仪容，仪表，保持良好的精神状态；
与早班同事交接班，查看交班LOG-BOOK并跟进上一班未能完成的工作；
检查办公室设备及环境是否处于正常状况；
检查并更新白板内容，包括当天散客、团体预抵达情况，当天VIP在住客情况及长住房资料；
了解当天及近期的房间情况，房间紧张期间，不得擅自订房，同时打印一份ROOM FORECAST给部门主管；
熟悉当天到店VIP的身份、房间号码及抵店时间；
了解酒店当天预计开房数，退房数，预计开房率及空房数情况；
完成当班的预订工作，做到散客预订在两分钟内、团体预订在五分钟内完成，并将订单按客人抵店日期归档；
查阅酒店最新发文，并在发文上签名；
当值期间应对预订部一切办公设备，正常工作状态，保持关注，对出现的故障及时处理并记录存档；
遇到特殊情况和客人投诉超越自己的权限时，应立即向预订主管或AM汇报；
检查电脑中次日预计入住散客、团体及VIP资料是否与电脑中资料一致，客人有特殊要求的需做好交接跟进工作并写交班；
13、打印次日预抵客人报表，连同预订单资料交至接待处签收，并将报表及预订底单存档；
14、当班未能完成的工作要写好交班内容，交由下一班完成；
15、中班同事下班前整理好办公用品，检查所有设备，关闭相关电源并通知相关部门方可下班。
注：无论任何时间，有特殊事情发生或遇到不能解决的问题一定要告诉预订主管或AM，如有特殊事情发生，要详细记录在Log-Book上，并告知下一班同事。