酒店行政规章制度及操作手册

目   录

 

1、 呈文管理制度

2、 行文管理制度

3、 收发文管理制度

4、 印章管理制度

5、 档案文件借阅管理制度

6、 介绍信管理制度

7、 办公用品领用管理办法

8、 车辆管理办法

9、 档案管理制度

10、 行政办公室操作手册

11、 行政办公室组织架构及工作职责

 

 

呈文管理规定

 

为使酒店各部门行文规范化，提高整体办公效率，特做如下规定：

一、 呈文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确。

二、 呈文专题专用，一文一事，内容明确。开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见，请酒店领导酌定。

三、 呈文由本部门承办人拟定，由本部门经理负责核稿。并在部门领导意见一栏，写出部门的具体意见。态度要明朗，简明扼要，最后签名并注明时间。

四、 呈文格式包括：呈文文号、呈文题目、主管领导批示。呈文内容书写要符合规范。文号不得重复；呈文题目简明扼要，高度概括；主管领导名称不得袭用“酒店领导”的简称；在主管领导名称后，另起一行书写请示报告的主要内容；末尾签署呈文部门及时间。

五、 各部门负责人作为核稿人，不仅要对呈文内容审核，而且要审查呈文格式是否规范，对呈文负全面责任。

六、 各部门呈取文，需严格办理收发文手续，写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。若手续不全，总经理办公室有权不负责递送。

七、 各部门送来阅批的文件，总经理签发后两个工作日内发出。

八、 呈文程序：

           

                 在呈文本上登记                

各部门呈文                 行政办               主管领导 

                在收文本上登记

 

不按上述公文传递程序越级呈文，行政办将予以退回。

 

 

 

行文管理制度

 

一、 以酒店名义的行文，先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿并请总经理签发。

二、 缮印的文件均由拟稿人负责校对，重要文件（以酒店名义的行文）均由总经理办公室校对。打字、校对人均在原稿上签注姓名、日期。

三、 经修改后的稿件，如字迹潦草，涂改较多，模糊不清的，应由原拟稿人誊清后再打印。                                                   

 

收发文管理制度

 

一、 公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序。

二、 酒店的收文，由档案秘书签收登记，总经理的收文由酒店总经理签收，属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。

三、 公文登记后，由行政办公室根据总经理的指示，转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由档案秘书送交，并经登记、签收后才可送交。

四、 阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到行政办公室阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还，秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

五、 各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

六、 公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷，当年文件应于第二年第一季度移交完成。

七、 各级管理人员调动时，应将文件（含保密记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送行政办公室登记保管。

八、 没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由行政办公室定期销毁，销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，秘密级以上文件，不准作废品处理，一律集中按有关规定处理。

                                                           

 

印章管理制度

一、印章刻制

刻制印章是印章管理工作的一个重要环节。酒店需刻制新印章须报总经理批准；酒店各部门需刻制新印章，要写出报告，并附上新印章的名称、式样和规格，报经行政办公室批准，方可到当地公安部门申请刻制。新印章要做好戳记，并留样保存，以便被查。启用新印章，应选择好时间，并提前向有关单位发出正式启用印章的通知。

二、印章保管

酒店的行政印章和总经理的私章，由总办统一保管，并有专人专管；各部门的印章也要指定专人保管。未经领导批准，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得携带出办公室使用。

三、印章使用

印章使用要做到：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。印章使用必须经批准，其权限可分级掌握。使用部门的印章，需经部门领导批准；使用酒店印章，须认真填写用印申请表，并附有关材料，经主管店领导审批后，方可使用印章，并进行登记，店领导不在时，授权总办主任核准。员工因私须开具各种证明，加盖酒店印章，必须书面申请并附有关材料，经部门经理批准并报酒店领导审批。

四、印章停用

由于机构变动或部门（单位）撤销等原因而造成的印章停用，按规定进行清理，并将其所有停用印章收到酒店行政办公室统一保管，同时办好移交手续。属于个人的印章应退给本人。经报请总经理批准后，按规定将停用印章存档或销毁。

 

 

档案文件借阅管理制度

 

一. 借阅档案（包括文件、资料），必须先履行档案借阅登记手续，秘密级以上档案文件必须经酒店领导批准方能借阅。

二. 案卷不能借出，只供在行政办公室阅看，未立卷的文件及资料可借出。

三. 文件、资料借阅期限不得超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。

四.  借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反《保密法》追究当事人的责任。

五.  借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告领导。

六. 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离行政办公室。

七. 外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核、签章后才能带出。

                                                          

介绍信管理制度

 

一.介绍信种类

1．信笺介绍信：用这种信笺开介绍信，可以表达较为复杂内容。

2．存根介绍信：用这种介绍信主要是用于介绍某人到何处办何事的一个凭证。这种介绍信的存根要归档，保存期五年。

3．证明信：以酒店行政的名义证明某人的身份、经历或者有关事件的真实情况的专用书信。

 

二.介绍信保管与使用

酒店介绍信一般由人事部秘书负责保管和开具，开具介绍信要严格履行审批手续。重要事宜需由部门领导签署意见后，报经主管店领导审批；一般事宜需由部门经理签字，人事部经理审批，方可开具介绍信。严禁开出空白介绍信。

 

 

办公用品（设备）领用管理办法

 

    为了进一步加强酒店办公用品（设备）的申购领用管理，降低办公成本费用，根据有关财务规定和本酒店当前实际情况，特制订如下办法：

一、 酒店办公用品（设备）由总经理办公室统一购买及发放。

二、 各部门领用办公用品（设备）需填写“办公用品领用单”，经部门经理签字认可后，到人事行政部领取。

三、 人事部根据各部门领用情况，对无库存的办公用品（设备）进行申购，填制酒店申购单，列明品名、规格型号及数量，并向供应商询价。经财务部经理审核、总经理批准后，方可购买。

                                                         

车辆管理规定

（ 暂  行 ）

 

一、 公司办公用车由总办统一调派。

二、 各部门每日上午9时，将当日用车计划填写“用车申请单”，注明目的地、事由等，由部门经理签字后，交总办统一安排。临时用车也应填写“用车申请单”，由总办视事情的缓急另行安排。申请单如无部门经理签字，总办有权不予做派车安排。特殊情况除外。

三、 总办接到申请单后，开具“派车单”给相关驾驶员。驾驶员在接到“派车单”后方可出车。否则，视为私自出车，按旷工处理。

四、 驾驶员完成出车任务回到单位后，应立即将派车单填写完整交回行政办，以便备查。

五、 驾驶员在无出车任务时，应在休息室待命，不得私自外出。否则，视为旷工。

 

 

档案管理制度

 

一、 酒店档案

酒店档案是酒店在经营管理活动中形成的，具有保存价值的，以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件材料。

 

酒店档案管理机构

总经理

 

总办文员

 

各部门兼职档案管理员

 

1． 文件立卷

1.1文件立卷

即对酒店在工作中具有存查价值、处理完毕的文件材料，系统、完整地归入卷宗暂保管，以备随时调用参考。

 

1.2文件立卷的原则

按照文件形成的自然规律，保持文件之间的历史联系，反映酒店工作活动特点和真实面貌，以利于加强酒店文件的保管和参考利用。

 

1.3文件立卷的范围

1.3.1 重要的会议材料，包括会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议记要或决议、会议记录、典型材料、录音带、录像带、照片等；

1.3.2上级发来的与酒店业务有关的决议、决定、指示、条例、办法、计划、规划、批复等；

1.3.3 酒店向上级单位的正式发文，包括请示、报告、计划、各类统计报表等；

1.3.4 酒店及各部门在接待宾客工作中的各类重要计划、安排、记录、总结，以及营业收入、创汇等统计材料等；

1.3.5 酒店与有关单位及不相隶属单位协商工作的往来文书，以及签订的各类契据，如合同、协议书等；

1.3.6 酒店各级管理人员的任免书，职工劳动、工资、福利、教育培训、考核及奖惩等方面的材料等；

1.3.7 酒店财产、物资、档案交接的凭证等；

1.3.8 酒店筹建或更新改造、设备设施大修一系列工程往来的文件、资料等；

1.3.9 酒店的大事记录，反映酒店重要活动的剪报、录音、录像、照片等；社会有关部门、单位发来的要求酒店共同贯彻执行和横向协作的有关文件、材料等；

1.3.10 重要投诉及其他信访工作的材料等；

1.3.11 重要的业务电报、电传、传真及有关经营管理而撰拟的各类条据等；

1.3.12 其他与酒店有关的重要书面材料或资料等。

 

2. 档案的收集

2.1 各部门随时收集办理完毕的文件材料，按类别分别存放。第二年经检查齐全后，整理归档。

2.2 各部门设兼职档案管理员，负责本部门文书档案的日常收集、管理、监督及检查。

2.3 文字档案的收集使用档案袋或档案夹。

2.4 电脑档案分别于电脑硬盘和软盘内保存，机密文件加设保护密码。

 

3.  档案的分类

3.1 按事宜分类：即按文件内容所涉及的具体事宜或工作进行分类。

3.2 按时间分类：即按文件形成的时间进行分类。

3.3 按收、发文单位分类。

3.4 按酒店部门设置分类。

 

4. 档案的编号

 

4.1文件编号

各部门对本部门发出的文件（发文、会议纪要等），采用部门代码+文件类型+日期+序号进行编号：XXXXXXX。机密文件还应按密级标明“机密文件”、“绝密文件”。

酒店部门设置及代码如下：（英文开头字母）

4.2案卷编号

对已处理完毕的文件，按照文件类别及次序进行编号。

 

5. 档案的整理

 

5.1 检查文件

认真检查每一类别中积累的文件是否齐全、是否符合归类。

5.2 文件排序

每类文件可按文件形成时间顺序、重要程度或工作程序等进行排序。系统排列后，应用阿拉伯数字统一编写页码，以固定排列顺序，保证材料完整。

5.3 编写案卷标题

5.4案卷标题反映该类文件的自然联系与共同特征，要求严谨，文字通顺、扼要。

5.5 填写案卷目录

案卷目录包括顺序号、文件标题、文件编号和日期等。

5.6 填写案卷封皮

案卷封皮的项目包括单位名称、案卷标题、卷内文件材料张数、起止日期和保管期限等。

5.7 案卷装订

案卷装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的文件，要按卷宗大小摺叠整齐。

5.8 案卷归档

装订后的案卷，应按照年度进行排列，统一编号登记，填写《归档案卷目录》。

 

6. 档案的保管

 

6.1 涉及经济的档案，如合同、协议书、保证书等（原件）档案由财务部统一保管；硬件设施使用说明书或操作手册（原件）档案由工程部统一保管，其余档案由总办统一管理。

6.2 档案室应做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6.3 每年对档案进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

6.4 对于已失去作用的档案要进行销毁。销毁档案要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送总经理审批后销毁。

6.5 销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

 

7. 档案的借阅

7.1 借阅档案，必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅；机密级以上的档案文件须经总经理批准方能借阅。

7.2 借阅期限不得超过两周，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。

7.3 借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、复制、摄影、转借或损坏。否则，按违反保密法追究当事人责任。

7.4 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告档案管理负责人。

7.5 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。但不能带离档案室。

7.6 外单位摘抄档案材料，应经总经理同意；档案管理负责人应对其摘抄的材料进行审查、签章。