宴会预订工作流程

一、餐饮部宴会预订概况
餐饮部宴会预定是酒店对外开发客源市场、宣传酒店、营销酒店餐饮产品；对内协调宴会、沟通各餐
厅之间预定的职能部门。是酒店与外部相互联系的枢纽，是酒店内部相互合作的桥梁。
二、餐饮部宴会预订工作流程
项目 　　　　　　　　　　　　　　工 作 标 准

*电话预定 当电话打来时，在铃响三声内接起，用礼貌用语问候对方，并用中英文报本部门名称（您好! 宴会预定部，我可以为您提供帮助吗？GOOD MORNING/ AFTERNOON/ EVENING!
　CATERING DEPT, *** IS SPEAKING, MAY I HELP YOU? ）
2. 认真听清，问明客人的要求在宴会预定登记表上做好记录
主办单位名称（指示牌如何写），主人的姓名及身份。
注明接洽人的姓名（在预定中至少称呼客人名字一次）、联系电话及传真号码。
用餐日期及时间（早午晚）
用餐人数，根据人数的多少，台型及客人的要求来安排适当的厅堂。
被邀请客人的国籍或单位，主宾的姓名及身份。
类别：风味菜、粤菜、西餐套餐或自助、和会议等，确认有无禁忌或特殊要求。
酒水方面的要求。
司机或工作人员人数及误餐费和工作餐的安排（误餐费金额、工作餐标准及地点）。
是否需要停车位，问清数量及要求。
是否要鲜花。
需要何种设备设施。
厅堂布置（横幅、背板及其它）。
有无贵宾室及贵宾休息室，餐前有无会谈及相关要求。
预订在零点餐厅用餐时询问安排在吸烟区或非吸烟区。
提供相应报价并问明结账方式。
在集会预订登记表上注明登记日期及登记人。
3. 重复客人要求，根据以上要求给主办单位安排集会场所，及时记录在宴会预订一览表上后告之客人所安排的场地名称。结束谈话时感谢客人。
4. 如客人要求看菜单，及时将菜单传给对方，并提前确认菜单。
5. 提前经与客人确认后做好宴会任务通知单，经部门经理签字后，发至各有关部门。
6. 如宴会有变化要及时通知有关部门，并在预订单上注明被通知人的姓名及时间。
7. 如客人当天提出取消宴会，要向客人说明饭店规定，按规定收取损失费。
8. 如遇大型集会、婚宴，要与主办单位签订合同书并收取定金，以示确认。
9. 如有重要宴会或大型集会时，预定人员应在活动前到现场与主办单位取得联系，并检查准备状况。
10. 对客人的特殊要求或有超过自己的职权范围的要求时，要及时请示部门经理。
11. 活动举办后，将相关资料输入OPERA系统中。

*来客预定 积极、热情、主动地接待客人，表现出我们饭店的诚意，即使无法为客人安排，也不要让客人有冷落感。
带领客人看宴会场地，并给客人合理化建议。
其它要求同电话电话预订。
*传真及电子邮件预定 收到客人的预定传真及电子邮件，一天之内给予客人接到预定的回复。
具体细节要同客人联系，在集会预订登记表上做好记录。
其它各项要求同电话预定。

*迎接客人 提前检查宴会的准备情况。
在大堂或宴会厅明显位置热情地迎接客人的到来。
主动、周到的帮助客人协调宴会或会议中的各类事情。

*外出销售 每周五做好本周的销售总结及下周的销售计划，积极走访客户。
事先准备好饭店资料，在拜访中恰当的回答客人的问题。
在拜访中对客人反映的情况认真记录，及时反馈与答复。

三、固定工作安排
内容 　　　　　　　　　　　　　　工 作 程 序

*每日工作 08：30到岗，签到后搞卫生进行办公室消毒、通风，检查当日菜单是否正确无误，并复印、分发给相关部门。
检查当日宴会是否都已确认并下发通知单给各部门，若有没确认的宴会，及时同客人联系，进行确认。确认完毕后，下发通知单给各部门。
尽可能地追踪前一天的宴会情况，听取客人提出的意见：建立客户档案，并反馈给相关部门。（大型集会、重要集会要发感谢信）
电话或外出拜访客户，外出前要与部门经理汇报所拜访客户名称，走出去，请进来。
11：00AM前，打好上午集会的指示牌，通知宴会部领取。
浏览当日集会单，看是否有自己所定活动或熟悉的客户，在宴会前检查各项准备情况，并在一楼大厅或餐厅门口迎接客人。
下午16：30之前打好晚上的集会的指示牌，通知宴会部领取。
下午16：30之前将第二日的集会情况统计表通过OA发送给相关部室（发送之前，要经部门经理审核）每周五发送六、日、一，三天的集会统计表。将当日补充完整的集会情况统计表传真至餐饮部。
当日下班前，要确认完第二日宴会情况，并下发给相关部门，遇到大型活动、重点集会，要提前三天下发任务通知单。（如不能届时下发通知单，要先向有关部门通报）。
完善客户档案和贵宾车号的记录及变更。
每日晚班20:30,节假日18:00由值班人员通过短信向经理汇报餐饮部当日收入。
完成当日OPERA的输入、客户手机号码的输入、次日菜单的打印和桌签的制作。由次日11：00AM之前的指示牌、菜单及桌签等，要当晚打印好、复制、制作好，及时交给相关部门。
记录当日集会发生情况，有事及时向经理汇报。
厅堂预订表每十天进行更改一次，由当日值班人员负责，每逢10、20、30或31日，要及时更改集会预订登记表。
晚班人员下班前要认真填写好值班日记，检查安全，搞好卫生，关好电源，锁好办公室门。
注：第11至15项为晚班及节假日值班人员工作要求。

*每周工作 每周一汇总一周的销售报告及信息。
每周四做好下一周重点集会统计，确认无误后OA至餐饮部及相关部门。
每周五5151开店业务会，时间为早09：00，提前一天与总办确认，并通知客房部。
每周五交部门经理一周工作总结及下周工作计划。

*每月工作 每月1日当班人员装订好上月集会统计表。
每月3日前OA客户手机号至餐饮部、公关部。
每月3日前完成上月集会统计及经营分析同时将工作计划及销售和会展信息一同上交餐饮部及部门经理。
每月15日及月末最后一天，完成半月要情，交于餐饮部和本部门经理。
每月20日前上交餐饮部本部门考勤表。
每月末最后一个周四下一月重点集会统计，确认无误后OA至餐饮部及相关部门。
整理、归档一个月的销售工作报告，做下月的工作计划。
分析、整理一个月信息，将有用的信息列入工作计划。
整理客户档案。