领班培训-会议管理

学习要求与目标

1、 了解酒店会议的种类、成本、高效会议的特点和标准

2、 掌握会议管理的过程和基本方法、技巧

能力与素质目标

领班具有的会议组织能力和优秀组织者的基本素质

教学时间：

2学时

教学内容


一、酒店会议的种类

1、非正式会议：因突发事件或简短通知而即时召开的会议，包括酒店会议、部门会议等。

2、正式会议：是依据一定程序而召开的会议，如经理例会、部门例会、班组的班前例会与班后例会、总结表彰会议、专题讨论会和培训会议等

二、酒店会议的成本意识

1、会议是有成本的，领班必须树立会议成本意识，会议的成本包括时间成本、经济成本、机会成本和精力成本等

2、会议成本的公式：

会议成本=出席人时间成本+杂项支出（房租、设备设施等）+机会成本（做其他事情产生的效益）+精力成本

精力成本主要表明会议成本中的间接成本，因为酒店会议的效率与成效，不仅是酒店管

理和经营水平的直接反映，也是一旦形成浪费会议资源、无限制增加会议成本的习惯的话，就会对酒店员工的时间观念、工作效率、工作情绪、员工心态，乃至企业文化等诸多方面产生不良的影响。

会议是业务的关键一环，全世界每天要开千百万次会议。无论你是与会者还是主持人，《会议》一书有助于你改进开会能力，使会议开得高效成功。本书提供开好正式或非正式会议的各方面具体建议，从最基本的准备到合理安排座位，到最后闭会。全书101条简明扼要的提示，提供更重要的如何达到目的的信息。而自我评估练习则使你能常规地评价图标你的进步。本书提供的宝贵建议可供你再三使用，使你成功开好会议的信心增加，能力提高。

相关知识1：《怎样开会101招》之“如何使会议开得更有成效”（20点）（资料来源：臺灣萬里機構）

开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。

1每次一开始就让大家都清楚会议目的。2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。7.要熟悉正式会议的各种程序规则。8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。10.信息要加以选择，避免过多。11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。18.会前先拉几个盟友。19.开会前必须确信一定能达到会议目的。20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。

三、会议准备

1、拟定通知，落实通知与会者和跟踪确认

会议通知应该包括参加会议的人员、日期、时间、地点、会议的目的、目标，甚至会议的主持人、组织机构、基本议程、书面资源和与会者应注意的问题。

2、会议准备

（1）会议的目的、目标

（2）会议的主题和主要议题

（3）基本程序

（4）基本的人员、时间、资源的配置

（5）会议组织方式

（6）会议的规则与纪律等

相关知识2：《怎样开会101招》之“会议准备”（26）

为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。

21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。26.任何议程变动都必须通知主持人。 27.议程要尽可能短小简单。 28.尽量将议程限制于一页纸上。29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 32.必须将电话转移出会场。 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 35.要找个确保没有干扰的会场。 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 39.座位之间应有一臂长的间隔。 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。

四、会议过程管理

1、作为会议的与会者，“以与会者为中心”原则

相关知识3：《怎样开会101招》之“出席会议”（17）

一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。

47.会前拟出自己的发言稿。 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 49.要保持积极的脸部表情和音调。 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。51.开始发言前先作深呼吸。 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 60.必须按照议程顺序作会议记录。 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。

2、作为会议的主持者，“以会议主持者为主导”原则

了解会议主持人的职责，是主持高效、成功的会议的必要前提。

（1）对会议目的和进程做简单说明

（2）确保讨论会议要点，避免离题

（3）确保会议按议程进行

（4）阻止不必要的争辩和议论

（5）负责在会议结束时作总结发言，并致谢

3、会议管理的基本要点，“会议的管理的基础性”原则

（1）做好会议的各项准备工作

（2）掌握会议节奏，确保会议按议程进行

（3）及时引导，维护会议秩序

（4）总结发言，并以积极基调结束会议

相关知识4：《怎样开会101招》之“主持会议”

每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。

64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 66.尽量于会前认识新来者。 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。71.要制止支流辩论和私下交谈。 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。79.必须清楚每次会议的规则。 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 81.要改变会议气氛，须先改变议题。82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。 83.要趁全体与会者在场时安排好下次会议。 84.确保各项决议记录在案。 85.必须尽量以积极的调子结束会议。86.向每位到会者、所有的发言人致谢。87.要区别书面规则与非书面仪式。 88.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。 89.向与会者提供收发信件服务。 90.首先处理日常事务和管理事务。 91.应在签名报到台旁设一信息台。 92.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。 93.要为小组委员会制定准则。94.不要过多使用程序，因为这样有可能会抑制自由讨论。 95.可将复杂问题委托给一个工作小组，由他们晚些时候汇报。96.请记住，你有权决定何时闭会。 97.为重要会议录像，以便将来参考。 98.要尽可能简化程序规则。 99.面对抗议示威要保持冷静，示威可能会自行消失。100.如果与会者大发脾气，可宣布短暂休会。101.每次会议都充分准备，力求达到预期的结果与目标。

五、会议管理的语言技巧

相关知识5：主持会议激发讨论常用的话语（P34-35）

1、 会议讨论的四大问题

（1）一般问题：引出广泛的回答范围

（2）具体问题：集中有限的回答范围

（3）自由问题：向全体提问，由自愿者回答

（4）直接问题：向具体的个人提出

2、23种激发讨论或提问的语言技巧

（1）询问看法和观点

（2）复述

（3）鼓励参与

（4）要求总结

（5）要求明确化

（6）要求举例

（7）检验是否一致

（8）促使行动

（9）找出进一步细化的方法

（10）进行快速的调查

（11）建议中间休息

（12）提出一个程序

（13）建议大家尝试某些事物

（14）停止行动，要求团体讨论一些问题

（15）与大家分享你的想法

（16）谈谈你对别人的想法

（17）支持

（18）问题的假设

（19）核实目标与方向

（20）正视不同的意见j

（21）角色转换

（22）展望未来

（23）重视行动选择