一、签订协议、合同应注意的事项

 

双方或多方为了办理某项事务而订立的、用于确定各方权利义务、约束各方共同遵守的具有法律效力的协议及合同，统属于合同管理工作范畴。对方单位具有法人资格，且有上一级主管单位，在与公司签署各项事务合作时可签署正式合同，且签署合同格式符合国家所承认的合同范本;没有法人资格并没有上一级主管单位的与公司发生业务往来，需签署的只能是协议。

 

二、合同的特征

 

所有要签订的合同，均必须包括下列各项特征：

 

1、合同的法律行为：双方或多方所需办理的事务，用书面形式把共同的意向、要求、目的表达出来，同时要注意所表达的意愿符合国家的法律。

 

2、合同的合法行为：以合同来约束的事项，必须符合国家规定和容许进行的事项，一切条款也必须符合国家规定的法令、政策，不得强调特殊。

 

3、合同的平等地位：合同条款的指定，必须考虑双方或多方的互利问题，并具有协商性质和共同承担的义务。

 

三、合同的种类：

 

根据公司业务范围和性质，合同的种类有以下各种：

 

1、按经济业务划分：

 

(1)购销合同(包括买卖合同、订购合同、订制合同、委托加工合同、代销合同、经销合同、代理合同等);

 

(2)供应合同;

 

(3)承包合同;

 

(4)信贷合同(包括国家银行、国内金融机构、国外银行、国外知名人士、企业单位之间等);

 

(5)租赁合同(包括房屋、车辆、客房、公寓、会议场所、固定资产等)。

 

2、按业务特点划分

 

(1)劳务合同(购买、租赁等);

 

(2)有偿合同;

 

(3)无偿合同;

 

(4)承诺合同和实践合同以及保管合同(通常这三种合同是同时具备的)。

 

四、合同的内容：

 

合同的条款，一般应分为主要的和非主要的条款，同时应注意包含下列内容：

 

1、标的

 

双方或多方指向的对象和实物(包括物、财、“钱币、币种”)、行为(包括运输、劳务)、智力创作(包括发明创造、版权、商标权)。

 

同时要注意把货物的品种、花样、规格、质量标准和提供服务的标准、做法等等写在合同上，如是购买关系的合同，还必须强调留样，以所留样品核对来货作为验收依据。

 

2、价金

 

合同上尤其应注明分期履行的合同，事先没有预付价金，货物也没有交出，在履行合同前，价格调整了，就应按履行时的市场价格计算。在履行合同后，出现延期交货，如市场价格上升，则应按照原合同定价结算，如市场价格下降，则应按照市场现价计算。为保障公司经济利益，在签订合同时，必须有此内容，且要符合法律规定。

 

3、数量

 

在签订合同时，如系购买合同中的订购合同，要注意正负尾差一般不超过±5%，这在法律上是合理的，如订房合同，要注意预订与实际入住的合理差额，原则上不得超过20%，有关类似的数量问题，应在合同中注明。

 

4、期限

 

作为双方或多方的合同，期限是十分重要的，一般均应是有年、月、日或周(星期)的限制，在合同上应写明和空出准确的期限。一般合同签订期限不宜太长，原则上应掌握在一年为限。

 

5、经济责任

 

在合同中除应明确双方承担的经济责任和做法外，更为关键的问题应确定“如不按合同做法时，应该怎么办的条款”，即违反合同的处理办法。在合同中对违约的处理办法有：违约金若干;罚金若干;赔偿损失(赔偿损失一般掌握在合同总额的千分之一至千分之五，预约订房的赔偿损失一般掌握在20%至50%)。但如对商品中的鲜活商品的赔偿要求掌握在30%左右。

 

签订合同如内容上未包括上述五个方面，这种合同是不完善的，是不应签订的。

 

五、签订合同的原则：

 

1、原则上凡涉及资产类合同需报上级单位批准方可签订。

 

在签订合同前，应查明签约对方代表的身份证明和经济人身份，(经济、经理、董事等)要注意看清楚签约证明，如签约委托书等，事前还必须通过有关部门了解签约对方的客户资信。

 

2、内容合法

 

签订合同的内容，除上述所指外，必须依据国家的政策、法令和规定，绝对不容许利用合同的签订搞违法内容的条款。

 

3、充分协商、平等互利

 

签订合同绝不能草率从事，必须经过双方或多方的充分协商，要做到平等互利，即不强加于人，也不接受强加于己的条款。

 

4、坚守合同，等价有偿

 

即经签订的合同，必须坚决守约，以保证对外资信，相互必须等价，不签无保障、无偿付条款的合同。

 

六、签订合同的程序：

 

1、订约的提议：

 

即要约或发盘：要办理某事项，需要以合同作约束，双方或提议方均可提出初议，但订约提议均应包括如下特点：

 

(1)表示决心;

 

(2)充分磋商，并写出协议书(如系第一阶段的草约，应订明不具有法效);

 

(3)不得以同样的内同和时间与第三者洽谈。

 

2、接受提议：

 

(即承诺、收盘)，即接受方对提议方的各点表示可以商谈时，就必须具备如下内容：

 

(1)完全接受;

 

(2)不附带任何条件;

 

(3)具有法律效力。

 

七、执行合同过程中应注意的问题

 

在合同执行过程中，随时出现双方或多方对合同的履行或不履行，因此，必须按签订时所订的“不按合同执行怎么办的条款”，进行诉讼或处理(但同时必须分清履行和不履行的主客观原因，根据法律来处理)。以履行合同来说，也分为实际履行和适当履行;不履行合同，也同样划分为全部不履行和部分不履行，同时要分清主观原因和客观原因，根据法律，属主观原因不履行合同者，要负经济责任，属客观原因不履行合同者，则不负经济责任。

 

划分主客观原因，应掌握如下要素：

 

主观原因：

 

1、从行为看，要有行动;

 

2、从动机看，要有过错，其过错还要划分为一是故意，二是过失;

 

3、从效果看，要有损害的事实。

 

客观原因：

 

1、不可抗拒的自然灾害;

 

2、因战争原因或抢险救灾造成;

 

3、国民经济调整;

 

4、当事人未在合同上订明的内容而导致的原因。

 

八、结合饭店情况和国家对合同的管理的规定，即必须按国务院《经济合同法》执行。为便于饭店各部门执行，结合我饭店具体情况，特做如下进一步规定：

 

1、各部门对外(国内外)签订各种合同，必须经过草签阶段，并经与有关部门和财务部共同研究，报呈总经理审批后，才予正式签订。

 

2、合同的正副本份数，视所订签约事项确定，原则上正本两份或多份(视签约方为双方或多方)，副本若干份(视需要)。正本为签约各方持有，即我方在财务部保管;副本在签约人所在部门保管。必要时(重要合同)送公证监督机关或银行等一份。

 

3、日常要注意做到的工作：

 

(1)要经常检查合同执行情况和执行中存在的问题。

 

(2)要研究可行性问题和明确经济责任。

 

(3)要注意不可抗拒的因素和随时找出法律依据。

 

(4)要抓紧出现索赔事项，应及时依法追索经济赔偿，并在必要时采取措施，如登报、处理保证金、冻结存款和合同押金(即财产保全)，通知对方董事会及上级主管单位。

 

(5)某些事项或对象，还应在协商条款时，订明担保条件(包括银行保证或缴纳违约金)和解决纠纷的方式(包括协商、调解、仲裁、诉讼)。

 

(6)凡涉及合同纠纷，向仲裁机关申请仲裁的，应在合同中明确饭店所在地及上级主管单位。

 

(7)合同保管必须由财务部指定专人。如需查阅应到财务部办理借阅手续。

 

综上所述，在对外签订任何协议或是合同时，要以上述准则进行，为保护自身利益，根据饭店特点，尽可能的签署协议类型的文件，使自己随时处在有利位置。要把握协议的签订，也应参考合同类型所需注意到的条款。