四、支票保管和使用管理办法酒店银行账户的提存和支票使用采用双签和加盖专用印鉴的多控方法,以保银行存款和支票使用得到合理和有效的监控.以下的设定仅供参考,各酒店可按实际情况设定有效的授权签章人员,但应切实保障加签人员有能力不受不必要的干扰,有效监控银行存款和支票的使用,并按下列规定管理;
1. 银行账户的款项提取须由总经理(或他的代表)和另一位经授权人员盖章,并加盖酒店的财务专用章方可提取.
2. 财务专用章由财务副总监保管.支票由出纳主任保管.在任何情况下对未具备经财务总监批准的有效支取凭证下,不得填制任何支款支票.
3. 支票由出纳主任凭留存银行印鉴从银行领出后,由出纳主任设本登记保管,并凭经有效批准的付款要求通知单填写支票.不符本项规定的任何情况,不予填写支票.
4. 付款要求通知单由要求付款人按要求填写,内容包括收款单位/收款人名称;大、小写金额;付款方式;要求付款原因,经部门主管核实加签后,联同有关凭据送会计部经理进行财务审核.通过财务审核的付款要求通知单由会计部经理送财务总监和总经理批准,并转出纳主任填写支票.对不符合财务审核要求和不获批准的付款要求通知单,在注明理由后退回原提出付款要求部门.
5. 出纳主任须严格按要求保管和开出支票,对未经批准的付款要求不得开出支票.
6. 开出的支票必须写明收款人或收款单位的名称、金额、曰期和用途.不得使用空白支票作任何用途,或将空白支票带离酒店.
7. 因业务确有所需,不能确定实际金额的情况,允许在填写收款人,及用途后,开出限额支票.按本项规定开出的支票,领出支票人必须在一个工作天内,将使用情况报回出纳主任,办理财务手续.
8. 支票必须使用墨汁或炭素墨水填写.金额、用途和收款人不得涂改,其它事项的更变,必须加盖与留存银行印鉴一致的印鉴.
9. 因故取消或作废的支票必须注明原因,并在支票上明显位置,用大号字标上"作废”字样.作废的支票除按上述规定标注外,应按号与同号存根一并钉存备查.
10. 支票在使用前应按银行原钉装保存,不得折本使用.支票页在使用前必须与存根联保持原状,不得撕离.
11. 支票本存根上的各项资料应与开出支票一致,各栏资料必须如实填写,不得留空.
12. 支票必须按从银行领出的先后次序顺号使用,不得跳页跨页使用.
13. 已经整本使用的支票本的存根必须按票号和曰期封存保管备查,并按有关制度的规定期限保存.
14. 酒店对支票的使用除须符合本管理办法的各项规定外,尚应遵守开户银行对支票使用的各项要求和有关守则.
15. 如当地政府有订立支票管理法则或规条的,应按有关法则和规条修订本管理办法.并于修订当月报回管理公司备查.
16. 本管理办法的内容如遇酒店与管理公司所签订的管理合同中,有关财务管理的条款有不一致的规定时,应按管理合同的有关规定修订.并于修订当月报回管理公司备查.
五、 客用保管箱管理办法
1. 酒店设有客用保管箱免费供给酒店住客使用，保管箱由前堂收银处负责管理,并按以下规定实施管理,以保障客人贵重财物的安全保管.
2. 客人有贵重物品存放,须在前堂收银处填具保管箱使用登记卡办理开保管箱手续后实时领取"客用匙"。
3. 预留之"客人认可签名"请使用与住客之旅行证件之签名一致之式样，不可采用太简单的签字以确保住客之利益。
4. 对于酒店认为太简单的签名式样，前堂收银员应礼貌要求客人改用较为安全及不易仿习伪签之签字式样。对此类太简单的签字式样，前堂收银员可以不予接纳。
5. 贵重物品存放及开设保管箱后存储或提取物品，应凭在保管箱使用登记卡预留之"客人认可签名"办理核证签名后，方可由前堂收银员安排进入保管箱室，保管箱不得转让或借与他人使用。
6. 前堂收银员对所有物品的存储及提取，务必由登记开保管箱的客人亲自到前堂收银处亲自办理，非登记开设保管箱的客人本人或签字核证不符时，前堂收银员不得给予办理提储事务，不可允许无关人等进入保管箱。非经财务总监批准，保管箱登记卡不准携离前堂收银处。
7. 酒店对客用保管箱的管理必须特别小心慬慎,不可掉以轻心.除应指定专人监督前堂收银员严格执行管理制度的各项内容外,财务主管人员应定期及不定期对管理业务进行检查,并留有记录供作核查.
8. 客用保管箱一般备有两套保管匙和客用匙.酒店应将其中一套在保安人员见证下予以销毁,只可保留一套在用.以免在锁匙控制方面出现不可挽救的漏洞.
9. 保管匙只可由长驻前台的高级主管人员保管,不可随意落入收银员手中.如酒店员额确实不足时,则应指定每班单一由其中职级较高的一名收银员持有,且应在每班交接时在长设的固定专用记录本上,由双方签收交接.以保证保管匙在任何情况下,不落入第三者手中.
10. 客用匙除在客人领用期间由客人保管外,.前堂收银处应设有客用保管箱匙投放箱,在客人退箱时,由客人亲自投入箱内,并在保管卡的退匙栏加签证实. 酒店任何员工均不得以任何理由在任何时间、地点持有客用匙.更不得替任何客人暂时或长时间保管客用匙.
11. 客用保管箱匙投放箱应使用V型投匙口,投匙口仅可容客用匙投入而不能以任何方法从投放口取出.投匙箱取匙口应加匙管控,该匙应由收银总管以上一级的人员持有,并每天根据退箱控制表点查退回的客用匙,并重新用匙封袋封好,交回未用客用匙控制箱内锁好.并在记录单上由双方加签确认作实.所有回收的客用匙经点核无误,重新封袋后,应由该主管人员在封口骑缝加签.
12. 前堂收银处应设有客用保管理控制箱,专供用以存放未由客人领用的客用匙.此专用控制箱不可与酒店自用匙控制箱混并使用,以免万一出错造成难以估计的损失.
13. 存放在控制箱内的客用时,必须全部封袋完好无任何破裂情况. 如残破应实时查明原因,追究该班经管人员.有关客用箱在事件未查明原因前,不得发给客人使用,以免责任不清.
14. 除使用客用保管箱登记卡,每次核对客用签字无误方可控管外, 酒店对在用和未用的客用匙,应分别设有固定记录本,记录管控和使用情况,并在每一次交*****时,由双方逐个匙号点查,签收交接.接收人对客用匙的保管负有绝对责任.点查范围应包括匙号是否存在,封袋是否完好.封袋是否未被以任何方法折封,骑封口加封是否正常,是否为原封袋人签字,封袋内是否确为客用匙.
715. 客用匙在交付客人使用时,封袋应完好无裂,封袋加签未有变位.收银员应提醒客人检查,并在客用匙登记和封袋上加签证明.
16. 经客人加签的封袋应随使用登记表一并存放,交回主管人员检查.
17. 由于酒店只保留一套客用匙在用,故在万一客人丢失客用匙的情况下该保管箱已无正常方法可以开启.只能采用钻锁爆箱方能取出箱内物品,有关费用在客用保管箱登记卡中,应予列明以免产生争执.万一出现此情况时,爆箱应在保安人员见证下进行.
18. 客人离店后如在保管箱内遗留财物，酒店凭予以保管，以30天为管期. 酒店可应客人请求将遗留物品送回，一切费用由客人自付，客人报称遗留的财物，如与酒店开箱后发现的实际财物不符，或财物寄回途中有损失或损坏,酒店概不负任何责任。
19. 客人离店后30天内在保管箱内所遗留财物，每天须付人民币(￥xx)元.。