15. 总出纳在点核所有缴款后,应将各收银员的缴款情况,按实在总出纳的每曰现金曰报表内加以记录,并将副本抄送收益审核查对.
16. 收银员缴纳报告(缴款封)应予保存不少于12个月,收银缴纳登记表应予保留少于18个月.总出纳每曰现金曰报表应作为辅助帐表并由总出纳加以保管.
17. 总出纳应对各收银员的零找备用金按第19点的规定进行不定期检查,每月不少于两次.具体时间应按营业情况决定,但不得预先通知.
18. .收益审核应对在岗收银员进行不定期的现金(包括备用金和当时的营业现金)检查,所有检查均应按营业情况考虑,避开高峰期,在不预先通知的情况下进行.此项检查每月应进行2次以上,并须依照第19点的规定进行.
19. 第十七及第十八项的检查均应留有记录,记录应有检查人员和收银员双方的加签, 以确证当时的检查结果.为保证检查在公正和认真的情况下进行,所有的现金检查,均应具备第三者作为见证, 整个检查过程应在见证人监督下进行,并由见证人在双方人员在检查记录上加签后,最后加签证明.
20. 本管理办法得由酒店财务总监,按酒店业务和执行情况不时加以监察,并于必要时按实际情况给予修订,修订本应于当月内报回管理公司备案.
三、 发票管理办法 为使酒店对发票的使用得到有效的管理和控制, 特制定本管理制度,酒店所有人员必须严格遵守执行, 违反者除按违反酒店员工手册的规定给予严格处分外, 将循《中华人民共和国发票管理办法》的有关规定追究应负责任.
1、 店使用由税务机关统一的发票,由出纳主任凭发票领购簿和规定的文件及财务专用章向税务机关领购发票,并负责保管和控制使用,并向税务机关报送使用情况.
2、 所有发票由出纳主任设立登记本记录和控制使用. 在加盖财务专用章后, 由各岗位点的收银员向出纳主任直接办理领出和缴销.
3、 收银主任和收银副主任必须按照本管理制度的各项规定监督和指导各岗位点的收银员严格遵守发票的使用和缴销. 在发现有违反规定时,应立刻通知出纳主任协同调查并报会计部经理处理.
4、 发票必须顺序、按时限使用, 不得折本跳页.
5、 发票的开据, 必须逐档、如实, 全部联次一次性开据, 不得单联填写, 不准涂改、撕毁, 如有作废, 应注明原因, 整份完整保存缴销. 如发生丢失、损坏必须实时报告候查.
6、 发票不得转借、转让,不得为其它单位或个人代开,只限对经营业务收取款项使用.
7、 任何情况不得携带或以任何方法将空白发票带离酒店.
8、 会计部经理和会计副经理必须定期检查发票的管理和使用情况,监督和责成出纳主任、收银主任完善和防止可能出现的疏漏.
9、 购买商品和其它付款事项,应向收款方取得发票, 该等发票必须具税务机关规定的全国统一发票监制章,并由收款方加盖财务专用章或发票专用章,并经开票人签字方可接受.
10、 发票必须符合有关税务规定,内容不得涂改.
11、 对不符合规定的发票,不得接受,不得作为报销凭证.
12、 所收发票金额应与交易事项的金额相符,在正常情况下,发票应直接开给酒店,如有特殊情况,应具报告说明,并经财务总监批准,方可给予报销.
13、 发票的商品或服务内容应与交易事项相符,不得串通开票单位虚构作假,以相同金额发票充额顶替.
14、 财务人员应以交来发票核销各项报销事项,除按报销制度和其它有开规定办理的定额包干事项外,所有报销事项均按有效发票办理报销事务.