食品原料的验收管理

 食品原料的验收管理
在采购物资到货之后，就要对采购原料进行严格的验收。如果只对餐饮原料的采购进行控制，而忽视验收这一环节，往往会使对采购的各种控制前功尽弃。供应商在发货时会有意无意地超过订购量，或缺斤短两，或质量不符合餐厅的要求，高于或低于采购规格；账单上的价格也往往与商定的价格大有出入。因而验收管理是餐饮管理和成本控制中不可缺少的重要环节。
一、验收员的配备
在企业的组织中应设专人负责食品饮料的验收。验收员绝不能由采购员兼任，也不能由厨师长或餐饮部经理兼职，如果人手不够，验收员可由仓库保管员兼任。验收员的主要职责是检查送货的数量是否符合订购的数量，原料的质量是否符合采购规格，价格是否符合商定的标准。验收员还要控制退出的包装箱、饮料瓶中是否混入未用的原料。验收员必须每日填写验收日报表。
作为一名合格的验收员，应具备以下素质：
1)责任心强，具有较高的业务素质和品德修养，能独立工作、严格把关，不受他人干扰。
2)诚实可靠，不徇私舞弊，对企业忠心不二。遇到特殊情况，应及时向上级主管汇报请示，不得擅自作主。
3)有丰富的食品原料知识。熟悉财会制度。
验收办公室应接近餐厅的后门，并接近食品和饮料的库房。验收办公室的位置和朝向应确保验收员能方便地看到每一样货物的进出。验收处应有一块宽敞的装卸货物以及汽车掉头的空间，并且设一块高度与卡车相等的卸货台，这样能使货物移动通畅。重货物应减少搬动，验收员可在车上验货。

二、验收控制程序
(一)数量验收控制
验收人员对进货数量进行控制时，要检查发送原料的实物数量与订购单和账单上的数量是否一致。带外包装及商标的货物，在包装上已注明重量的要仔细点数，必要时要抽样称重，核实包装上的重量是否正确。对于以箱或盒包装的货物要开箱检查，检查箱子是否装满。无包装的货物要过秤。订购单上有采购货品的品名和数量，要检查发送货物的品种和数量是否与订购单上的一致。供应商送来的账单也有货物的名称和数量，要检查账单上列出的品名是否都收到，数量是否正确，重量是否充足。
(二)质量验收控制
验收人员在控制质量时，要检查实物原料的质量和规格是否与标准采购规格和订购单相符，账单上的规格是否与订购单上的一致。为防止供应商和采购员以次充好，验货时必须与标准采购规格进行对照。对于玻璃瓶身金属盖的瓶装食品，要检查盖子是否已凸起变形，金属罐装食品的罐是否已变形，并要核查是否已过保质期；检查蔬菜、水果有否腐烂；检查肉类是否符合规定的部位并留意是否掺水；饮料要注意商标牌与订购单和账单是否相符。
(三)价格验收控制
在验收价格时，要认真检查账单上的价格与订货单上的价格是否一致，以免企业受损。
(四)验收程序
1)核实进货的原料是否与订购单上的相符。凡未办理订购手续的食品和饮料不予受理，这样可避免不需用的食品和饮料进入库房。如果发送的数量与订购单数量不一致，多发送的货要退回并应重开账单。数量不足，可要求补回或重开发票。如果进货的原料不符合标准采购规格，要坚决退回，验收员要填!写退料通知单。
2)检查账单上原料的数量和规格是否与实物相符。供货的账单是随同进货的食品和饮料一起交付的，它是财务部付款的凭证。经过检查如发现有数量不足或规格不符的，要填写数量和规格不准通知单。在验收时，要求送货员在场，这样当场检验，对不合格的货可得到对方认可。退料通知单和数量、规格不准的通知单要让送货员签字。验收员要将通知单连同发票副本退回供应商。
3)验收合格后，验收员要在账单上加盖验收章并签字，正本送财务部，副本退回供应商。
4)验收完毕后，验收员要填写验收日报表。
验收员要认真地填写进货的日期、供货单位以及货物的品名、数量、单价和金额。

三、验收过程中涉及的表格
(一)验收日报表
验收日报表记载企业每日所进的餐饮原料。它不仅要记载原料的品名、规格、单价和金额，还要注上这些原料的去向，是送厨房还是进库房。
餐饮企业中采购的原料分为两大类：一类是直接送到厨房马上使用的原料，称为"直接采购原料"；另一类验收后被送到库房，称作"库房采购原料"。直接采购原料在验收时直接记入餐饮成本，这类原料易坏性大，需要每日采购、立即使用。理想的每日采购数量应控制在只足够一日使用的量。库房采购原料是在从库房领料时记人餐饮成本的原料，这类原料不立即使用，质量不会明显下降，它们可以被储存起来，库房根据各厨房的需要向他们发料，各厨房向库房领取原料的价值记入该日的餐饮成本中。食品验收日报表如表4-3所示。
验收员每日将经验收合格签字的账单，连同验收日报表送到财务部。成本核算员收到验收日报表后，记下直接采购食品的金额，计算当日各厨房的食品成本。库房管理员要登记各货物入库的数量和金额。在月末，汇总每日验收日报表的"直接采购原料"金额和"库房采购原料"金额，得到食品月报表上本月厨房采购额和本月库房采购额数据。
(二)发货票
所有送货都应有发货票。发货票如表4-4所示。随货到达的发货票应一式 二联，送货人将发货票交验收员。验收员验收后在发货票上盖章签字，第一联由验收员留下交财务部门，第二联由送货人带回供货单位，证明货品已由订货单位验收。
(三)无购货发票收货单
有些原料，尤其是一些由农民或养殖户每天按时交货的，交货时没有发票，而且这种现象很常见，需要餐饮企业自行设计"无购货发票收货单"(见表4-5)，供验收记账使用。无购货发票收货单一式二联，一联送财务部，一联由验收部留存。
(四)验收章
验收章应盖在发票的第一联上，盖章后即证明原料已经过验收。国内通常使用的验收章只有"收讫"二字，但国外使用的验收章内容较多，如表4-6所示。
表中的各种签字有以下的用意：
1)验收员签字表明是谁负责验收的，同时也表明他对原料数量、质量和价格的认可。
2)采购员签字表明他已收到订购的货品。
3)管理员签字认定该货品的采购人。
4)成本核算员签字表明应付款项已算清。
5)同意付款栏由总经理或总经理指定的负责人签字，表明已同意付款，采购过程正式结束。